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Gérer les documents numériques : maîtriser les risques

CNAM via France Université Numerique

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Overview

Envoyer un courriel, faire un achat sur Internet, copier des images, ces activités ont changé notre quotidien par nos gestes, nos façon de communiquer, et finalement notre rapport aux documents.

Or ces « gestes numériques » génèrent des impacts et des risques dans nos organisations.
Ne pas savoir comment trouver les documents, combien de temps les conserver, comment organiser leur circulation, comment faire en sorte de travailler avec la bonne version, quel outil utiliser, quels sont les documents numériques pouvant être utilisés à des fins de preuves : tous ces problèmes sont générateurs de risques pouvant affecter le fonctionnement, voire les résultats de nos projets.
Les méthodes de gestion documentaire, mises en œuvre au sein de nos organisations, doivent apporter des garanties de fiabilité et de qualité par la maîtrise des risques.

Ce Mooc propose de vous initier aux méthodes dites du « records management – gestion des documents d’activité » pour vous permettre de mieux répondre aux défis des flux d’information et de documents dans l'univers numérique.

Syllabus

Semaine 1 - Introduction et fondamentaux

S1.1 - Concepts clés du records management – gestion des documents d’activité
S1.2 - Caractéristiques des documents d’activité numériques
S1.3 - Cycle de vie
S1.4 - Données personnelles et gestion du cycle de vie (2 séquences)
S1.5 - Contraintes juridiques
S1.6 - Conserver ou non les documents d’activité numériques


Semaine 2 - La gouvernance

S2.1 - Gouvernance : stratégie, organisation (première partie)
S2.2 - Réversibilité des données et documents d’activité
S2.3 - Gestion des documents d’activité à valeur probante
S2.4 - Système de gestion des documents d’activité (SGDA) selon la norme ISO 30301
S2.5 - Comment convaincre ? du dirigeant à l’assistant


Semaine 3 - Évaluation des risques et lancement d’un projet

S3.1 - Analyse des risques
S3.2 - Analyse des processus
S3.3 - Projet gestion des documents d’activité (GDA)
S3.4 - Document control
S3.5 - Élaborer un plan d’action


Semaine 4 - Gestion des ressources et des outils

S4.1 - Professionnels et métiers
S4.2 - Logiciels et gestion des documents d’activité
S4.3 - Formats et garantie de pérennité
S4.4 - Normes dans le domaine du records management / gestion des documents d’activité
S4.5 - ISO 9001 et gestion des documents d’activité


Semaine 5 - Maîtrise et efficacité

S5.1 - Métadonnées
S5.2 - Classification
S5.3 - Outils de travail collaboratif
S5.4 - Gestion électronique de documents (GED)
S5.5 - Système d’archivage électronique (SAE) et la certification


Semaine 6 - Évaluation de la performance

S6.1 - Investigation électronique – e-discovery
S6.2 - Travailler avec des prestataires – les enjeux de l’externalisation
S6.3 - Audit de certification d’un système de gestion des documents d’activité (SGDA) selon l’ISO 30301
S6.4 - Gouvernance, les exigences de l’ISO 30301 (seconde partie)
S6.5 - Conclusion du Mooc

Taught by

Michel Cottin

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